Pitanje:
Koje su metode za provođenje učinkovitih sastanaka?
chrisjlee
2012-04-11 05:35:28 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Koje su metode koordiniranja značajnih učinkovitih sastanaka? Učinkovito se definira sažeto, slijedeći opseg, odlazak s donijetim odlukama itd.

Od svih sastanaka koje provodimo kao tvrtka, čini se da su oni neučinkoviti i da im nedostaje smjernica.

Naši sastanci nedavno su se odnosili na upravljanje procesima i praćenje naših ciljeva kao tvrtke: povećanje naplativih sati, stvaranje web profitabilnije itd.

I naravno, naši sastanci su ironično naslovljeni, sastanci za efikasnost.

Najvažnija stvar na sastancima: neka budu kratki. Slijedi produktivnost.
Tri odgovori:
#1
+13
yannis
2012-04-11 06:53:23 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Jeff Atwood izrađuje nekoliko jednostavnih smjernica u nedavnom postu na blogu:

  1. Nijedan sastanak nikada ne smije biti duži sat vremena, pod smrtnom kaznom.

    Prvo i najvažnije ograničenje svakog sastanka najdragocjeniji je zamislivi resurs u bilo kojoj tvrtki: vrijeme. Ako ne uspijete uklopiti sastanak za otprilike sat vremena, nešto duboko nije u redu s njim i to biste prvo trebali popraviti. Ili uključuje previše ljudi, opseg sastanka je preširok ili općenito nedostaje fokusa da bi se sastanak održao na tragu. Izazivam svakoga da se sjeti bilo čega što se događa na višesatnom sastanku. Kad sve drugo zakaže, molimo vas da bude kratko!

  2. Svaki sastanak trebao bi imati jasno definiranu izjavu o misiji.

    Što je izjava o misiji vašeg sastanka? Možete li definirati svrhu svog sastanka u jednoj jezgrovitoj rečenici? Ustručavam se preporučiti da imate "dnevni red" i "točke dnevnog reda", jer riječ dnevni red podrazumijeva golem, zamoran popis stvari koje treba pokriti. Samo pripazite da je svrha sastanka svima jasna; ostatak će se sam pobrinuti.

  3. Napravite domaću zadaću prije sastanka.

    Budući da vaš sastanak ima jasno definiranu Izjave o misiji, svi koji prisustvuju sastanku unaprijed znaju o čemu trebaju razgovarati i podijeliti ih i spremni su prije nego što uđu u sobu. Pravo? Tako možemo sastanak smanjiti na sat vremena. Ako niste napravili domaću zadaću, ne biste trebali biti na sastanku. Ako nitko nije učinio domaću zadaću, sastanak bi trebalo otkazati.

  4. Učini ga neobaveznim.

    "Obavezni" sastanci su izostavljanje. Svi na sastanku trebali bi biti tamo jer žele biti tamo ili moraju biti tamo. Jedan od sigurnih načina da odgovorite za sastanak jest učiniti sve neobveznim. Zamislite kako održavate sastanak kojem su ljudi zapravo željeli prisustvovati, jer je bio ... koristan. Ili zanimljivo. Ili zabavno. Sad to ostvarite!

  5. Sažmite zadatke na kraju sastanka.

    Ako se vaš sastanak nikada nije dogodio, kakve bi posljedice mogle biti? Ako je iskren odgovor na to gotovo ništa, možda vaš sastanak nema razloga postojati. Svaki istinski produktivan sastanak uzrokuje da se stvari događaju izravnim rezultatom odluka donesenih na tom sastanku. Vi ste, kao odgovorni sudionik sastanka, odgovorni za praćenje onoga što trebate učiniti - i svi u sobi to mogu dokazati sažimanjem svog popisa obaveza u korist svih prije nego što napuste sastanak.

Počeo sam shvaćati važnost sažetih sastanaka kad smo svakodnevno počeli raditi stand up na poslu. Uobičajeni su stand-upi vremenski ograničeni, a jednostavna činjenica da stojite umjesto da udobno sjedite u svom char-u dodatni je poticaj da budete precizni i ne gubite vrijeme u praznim razgovorima, makar samo kako biste što prije prošli. Očito ne bi bilo razumno da se svi ustanu tijekom dužeg sastanka, ali barem bi govornik trebao.

Osobno smatram da je većina sastanaka prilično dosadna. Ja sam hardcore programer s malim zanimanjem za netehničke aspekte posla i prilično mi je izazov pratiti i sudjelovati na sastancima koji uključuju bilo što drugo osim koda. Na prethodnoj svirci, menadžer je imao krajnje kontraproduktivnu ideju da bismo svi trebali biti uključeni u sve, a gotovo svaki tjedan morao sam sjediti i slušati sranja u koja se slabo razumijem i apsolutno ne mogu pružiti povratne informacije. Bilo je to potpuno gubljenje vremena svih koje je uskoro dovelo do mini pobune. Znam da su joj namjere bile dobre, ali nema apsolutno nikakvog razloga da se ljudi uključuju na sastanak kad nemaju ništa vrijedno za ponuditi.

Na mom trenutnom glavnom koncertu radim na daljini i suočavam se s jedinstvenim izazovima kada su sastanci u pitanju. Mogu sudjelovati samo putem Skypea, a na sastancima u kojima sudjeluje više od nekoliko ljudi zamolio sam sve (ali govornika) da šute, gotovo svakih pet minuta. Neradno brbljanje koje možda niti ne primijetite kada ste u sobi postaje zbunjujuće glasno zujanje kad ste daleko i nedostaju vizualne naznake poput govora tijela koje pomažu vašem mozgu da se usredotoči na razgovor ili ga potpuno zanemari. Na primjer, ponekad mi je prilično teško razlučiti sarkazam koji više puta dovodi do neugodnih trenutaka.

Rješenje je bilo dovoljno jednostavno, dokumentacija. Imati jasan dnevni red prije sastanka i držati ga se tijekom, pomaže mi da se koncentriram na ono što je važno i da u potpunosti postupno postupno eliminiram sve što nije. Sažetak zadataka (posljednja točka Atwooda) također je od velike pomoći jer to mogu proći kasnije i provjeriti jesam li propustio nešto važno, rečeno dok je zujanje bilo malo glasnije nego inače ili tijekom nekoliko sekunde da je mreža ili Skype djelovao.

Trebate iznijeti svoju zabrinutost s upravom ili onim tko je odgovoran za postavljanje sastanaka u vašoj tvrtki. Sastanci o "učinkovitosti" mogu biti produktivni ili potpuno gubljenje vremena, mislim da ne postoji srednji put jer su oni sami po sebi dosadni i (većina) ljudi ako nisu angažirani jednostavno odustanu i tretiraju ih kao pauzu od posla. Kada se (ako) dogodi, morate to brzo riješiti, prije nego što vam izmakne kontroli.

Točka "Neka to bude neobavezno" jednostavno me je zbunila.
Yannisov je odgovor izvrstan. Jedino što bih dodao, ako vaša kultura to dopusti, jest staviti kutiju kraj vrata da svi "provjeravaju" svoje pametne telefone kad uđu i podižu kad odlaze.
#2
+8
jefflunt
2012-04-11 05:47:18 UTC
view on stackexchange narkive permalink
  • Postavite jasan cilj i ostvarite ga. Ako sastanak traje dugo jer smatrate da je potrebna dodatna rasprava, zakažite daljnje postupanje.
  • Ako utvrdite da ciljevi sastanka nisu ispunjeni, saznajte zašto i popravite ga. Ako utvrdite da je razlog tome što sastanak nije ni o čemu važnom, otkažite sastanak. Iznenadili biste se koliko bi ljudi čulo ovaj pristup i reklo: "Ali, mi smo uvijek imali ovaj sastanak. Možemo li to učiniti ?! "
  • Potražite učinkovitije načine da se stvari riješe nego putem sastanaka (možete li razgovarati izravno s donositeljima odluka, bez isključivanja važnih glasova iz odluke; može podatke šaljete putem e-pošte umjesto da zaustavite posao i okupite sve samo da biste širili informacije)?
  • Što više razmetljivosti i okolnosti imate oko sastanaka, to je vjerojatnije da su postali posvećeni bogoslužju u The Izmjena sastanka (i ljudi koji vode sastanak) nego obavljanje smislenog posla.
  • Kao i bilo što drugo, sastanak treba odabrati kao oblik komunikacije i suradnje jer je to najbolji alat za zadani posao, na isti način na koji biste odabrali rješenje za poslovni problem, n ot jer su sastanci "ono što radimo".

Evo i popisa 5 praktičnih alternativa održavanju sastanaka koji često mogu postići svrhu sastanci bez potrebe za trošenjem toliko organizacijskog vremena i ljudi.

#3
+5
mhoran_psprep
2012-04-11 06:18:40 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Najbolje što znam da bi sastanak bio bolji jest stvoriti, objaviti i pridržavati se dnevnog reda.

Jasno napisan dnevni red, koji uključuje cilj ili ciljeve sastanka, osigurava da osoba koja vodi sastanak uloži vrijeme potrebno za pripremu utvrde za sastanak. Također svima daje do znanja što bi se trebalo dogoditi. To čak može pojednostaviti vođenje bilješki, jer uglavnom bilježite akcijske stavke i odluke.



Ova pitanja su automatski prevedena s engleskog jezika.Izvorni sadržaj dostupan je na stackexchange-u, što zahvaljujemo na cc by-sa 3.0 licenci pod kojom se distribuira.
Loading...